会議やセミナーでレンタルスペースを使うとき

レンタルスペースが様々な用途で使用できることはこれまでも説明してきましたが、ここでは会議やセミナー目的でレンタルスペースを探す際、ポイント別に絞って「どうやって探すのが上手な方法か？」について詳しく説明していきましょう。

いざレンタルスペースを探してみようと思っても、使用イメージが漠然としていると候補が絞りきれないこともあります。それぞれのポイントに注目してみることで、今まで盲点だったところから最適なレンタルスペースに出会えるかもしれませんよ。

会議室やセミナーの開催にあたってレンタルスペースを探すのなら、まず決めておきたいのが参加人数ですね。会場は広さによって料金も大きく変わりますし、「念のため」と思って広めのレンタルスペースを借りたら思ったよりも人数が集まらずスペースが余りすぎた、なんてことになるのも避けたいものです。

重要なのは以下の2点です。これらに注意しておけば参加人数から考えてぴったりのレンタルスペースが見つかるはずです。

会社の行事や仕事でレンタルスペースを選ぶなら、予算はしっかりと考えておかなければいけません。レンタルスペースそのものは同じ場所や条件ならそこまで大きく料金は変わりませんが、注意が必要なのが割引やオプションの扱いです。

私自身も失敗したことがある、と「レンタルスペースってどんな使い方が出来る？」でもお話ししましたが、「この備品を使うならもう一つの候補の方が安く済んだのに」というケースは案外多いのです。また、それに加えてレンタルスペースのポータルサイトではそれぞれが早期予約割引や複数割引、直前割引などのサービスを用意していることがあり、最終的な値段については全て総合して考える必要が出てきます。

いつも使用している会議室が使えず臨時でレンタルスペースの使用を検討しているような場合、立地は絶対に外すことのできない条件です。立地の良いレンタルスペースは初めてでもわかりやすく、重要な会議で場所がわからずに仕事が滞る、なんてことも起こりません。こうしたトラブルを防ぐためにも、最寄り駅が近いか、複数路線が乗り入れているか、などの交通の便も重視しておきたいところです。

しかしその分人気も集まりやすく、特に吉祥寺は交通の便が良いので繁忙期になるとどこも予約でいっぱいになってしまうことも多いです。そのため、どうしても立地にこだわりたい場合はできるだけ早めに人数の把握を済ませ、あらかじめ予約をしておくようにしましょう。

会場設備は会場を使う目的によっても必要なものが異なってきます。社内の見知ったメンバーだけで行う会議なら多少設備が足りなくても融通は効くかもしれませんが、外部の方を招いてのセミナーなどになると思わぬトラブルになりかねません。また、大人数が集まる会場ならモニターやプロジェクターがないと思うように情報が伝わらない可能性もあります。

必要な設備や機材は事前にリストにしておきましょう。そうすることで設備の貸し出しによるオプション費用も正確に把握することができるため、予算管理にもつながります。

一言で「会議」といっても、求める雰囲気はメンバーや内容によって違ってくるものです。机と椅子がオーソドックスに並ぶ会議室が一般的なイメージですが、会議室選びでその空間の雰囲気はがらりと変えることができます。

社外のデザイナーさんを招いての打ち合わせなら普段とは少し違ったカジュアルさ、デザイン性の高い空間を演出するのも良いかもしれませんし、丸机を大人数で囲むアットホームなレイアウトを選ぶと雰囲気も和んで、いつもは出ない意見も飛び出すことがあるでしょう。逆に重要な商談なら社長室風のレンタルスペースも貸し出されています。

雰囲気作りは想像以上に会議の内容に直結しますから、最優先でなくても意識しておくといいですね。